Деловая переписка не утратила своей актуальности. Основными её качествами является то, что с её помощью налаживают деловые отношения, находят партнёров по бизнесу.
Важной особенностью делового письма является стиль изложения содержания. Рекомендуется коротко излагать суть дела, применяя простые предложения, при этом так, что бы, не создавалось впечатления примитивности. Излагать письма следует в спокойном, ровном тоне, то есть не проявлять чрезмерную любезность, равно как и грубость. Не употреблять такие слова, как «срочно», «незамедлительно». В просьбах следует быть умеренным, в оценках сдержанным, объективным при изложении фактов. Не употреблять словосочетания такие, как «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру». Если вам нужно отказать в чем-либо, то сначала изложите мотивацию своего решения и дайте понять, что при других обстоятельствах можно было бы вернуться к рассмотрению предложения. Иными словами в деловой переписке нужно соблюдать дипломатичность, юридическую грамотность в составлении письма, где необходимо помимо текста использовать реквизиты. В служебную часть содержания входят:
1. Приветствие.
Обязательно для частного делового письма. Приветствие служит для благоприятного впечатления и преодоления психологического барьера.
Например, «Здравствуйте, … (имя, отчество адресата)
«Здравствуйте, …(безличное обращение к кому-то конкретно) господин…
«Здравствуйте,…(безличное обращение к нескольким адресатам) господа…
Если же между участниками сложились какие-то отношения, то приветствие можно использовать в неофициальной форме.
2. Обращение к адресату.
Обязательный элемент частного делового письма. Связующее звено между приветствием и лид-абзацем. Здесь выказывается уважение адресату. Используют Такие слова: «Гражданин, дорогой, товарищ, господин, уважаемый и т.д.
3. Лид-абзац .
Одно предложение, куда входит формальная благодарность и пояснение мотивов письма.
4. Текст делового письма.
5. Заключительная форма вежливости.
Выполняет функцию устного прощания.
6. Подпись отправителя.
Обязательна и является заключительным элементом структуры письма. Она удостоверяет личность автора.
7. Постскриптум.
Необязателен. Это краткая приписка к тексту.
|
